Welche Gewinnermittlung passt zu Ihrem Unternehmen?

Wer ein Unternehmen gründet, beschäftigt sich meist zuerst mit der Geschäftsidee, der richtigen Rechtsform, der Finanzierung und der Kundengewinnung. Ebenso wichtig ist jedoch die Frage, wie die laufende Buchhaltung organisiert und der steuerliche Gewinn ermittelt wird. Für viele Einzelunternehmen kommen vor allem drei Methoden der Gewinnermittlung infrage:

• die Kleinunternehmerpauschalierung,
• die Basispauschalierung und
• die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. 

Welche Methode im Einzelfall am günstigsten ist, hängt insbesondere von der Tätigkeit, Höhe der Umsätze, Art der laufenden Betriebsausgaben, geplanten Investitionen und dem Verwaltungs- und Aufzeichnungsaufwand ab.

Kleinunternehmerpauschalierung: einfache Gewinnermittlung mit pauschalem Betriebsausgabenabzug

Die Kleinunternehmerpauschalierung gilt für Einkünfte aus Gewerbebetrieb und selbständi¬ger Arbeit, sofern die Voraussetzungen der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung erfüllt sind. Seit 2025 beträgt die Umsatzgrenze 55.000 Euro brutto.

Die Betriebsausgaben werden pauschal angesetzt:

• 20 % bei Dienstleistungsbetrieben im Sinne der Dienstleistungsbetriebe-Verordnung, maximal 11.000 Euro.
• 45 % der Betriebseinnahmen bei sonstigen Betrieben, maximal 24.750 Euro;

Zusätzlich können insbesondere Sozialversicherungsbeiträge, das Arbeitsplatzpauschale und 50 % Pauschale für eine nicht übertragbare Wochen-, Monats- oder Jahreskarte, sofern diese betrieblich genutzt wird, abgezogen werden. Andere Ausgaben wie Miete, Telefon, Werbung, Fahrzeugkosten oder Abschreibungen etc. sind mit der Pauschale abgegolten.

Die Regelung ist insbesondere dann attraktiv, wenn nur geringe tatsächliche Betriebsausgaben anfallen. Bei hohem Wareneinsatz oder größeren Investitionen kann hingegen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung im Einzelfall vorteilhafter sein. Ein weiterer Vorteil liegt im geringeren Aufzeichnungsaufwand.

Basispauschalierung: Betriebsausgabenpauschale und bestimmte tatsächliche Kosten

Die Basispauschalierung steht Gewerbetreibenden offen, sofern keine Buchführungspflicht besteht. Ab 2026 darf der Vorjahresumsatz höchstens 420.000 Euro betragen.

Das Betriebsausgabenpauschale beträgt ab 2026:

• 15 % des Nettoumsatzes, maximal 63.000 Euro;
• bei bestimmten Tätigkeiten, etwa bei schriftstellerischer, vortragender, unterrichtender oder wissenschaftlicher Tätigkeit und kaufmännischer oder technischer Beratung, 6 %, maximal 25.200 Euro.

Weiters können unter anderem Ausgaben laut Wareneingangsbuch, Personalkosten, Sozialversicherungsbeiträge sowie Fremdlöhne abgezogen werden. Andere Ausgaben wie Miete, Telefon, Werbung, Fahrzeugkosten oder Abschreibungen sind grundsätzlich mit der Pauschale abgegolten.

Die Basispauschalierung eignet sich daher besonders für Betriebe mit geringen allgemeinen Betriebskosten, aber erheblichem Wareneinsatz laut Wareneingangsbuch oder hohen Personalkosten.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Gewinnermittlung anhand der tatsächlichen Kosten

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden die tatsächlich zugeflossenen Betriebseinnahmen den tatsächlich bezahlten Betriebsausgaben gegenübergestellt. Der Gewinn ergibt sich aus der Differenz. Anlagevermögen wird in der Regel über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben.

Diese Methode verursacht zwar mehr Aufzeichnungsaufwand, kann aber vorteilhaft sein, wenn die tatsächlichen Kosten höher als ein mögliches Pauschale sind, größere Investitionen anstehen oder in der Anfangsphase Verluste erwartet werden.

Die richtige Methode frühzeitig wählen

Die einfachste Gewinnermittlung ist nicht automatisch die steuerlich günstigste. Ob eine Pauschalierung oder die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vorteilhafter ist, hängt vor allem von den tatsächlichen Kosten, geplanten Investitionen und der erwarteten Umsatzentwicklung ab.

Da ein späterer Wechsel teilweise längerfristige Folgen haben kann, sollte bereits frühzeitig eine Vergleichsrechnung erstellt werden. Eine geplante Buchhaltung kann Steuern sparen und spätere Nachteile vermeiden.