Pflicht zur Berichtigung, Löschung oder zur Einschränkung der Verarbeitung

Wann und wie Verantwortliche laut DSGVO personenbezogene Daten berichtigen, löschen oder einschränken müssen

Lesedauer: 9 Minuten

08.07.2026

Informationen zu Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung nach DSGVO: Voraussetzungen, Zuständigkeiten und Reaktionsmöglichkeiten für Verantwortliche – inklusive Mitteilungspflichten, Ablehnungsgründen, Fristen, Entgelt und Folgen bei Verstößen.

Laut DSGVO haben betroffene Personen das Recht auf Berichtigung: Falsche oder unvollständige personenbezogene Daten müssen berichtigt bzw. vervollständigt werden. Des Weiteren haben betroffene Personen ein Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) und ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten.

Wer hat das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung?

Jede betroffene Person kann von Ihnen als Verantwortlicher verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten unter bestimmten Voraussetzungen berichtigt, gelöscht werden oder die Verarbeitung eingeschränkt wird.

Wer muss die Daten berichtigen, löschen oder einschränken?

Grundsätzlich müssen nur Sie als Verantwortlicher die Daten der antragsstellenden Person berichtigen, löschen oder einschränken.

Hinweis

Wenn Sie als Auftragsverarbeiter handeln, sollten Sie Anträge der Betroffenen unverzüglich an den Verantwortlichen weiterleiten. Als Auftragsverarbeiter müssen Sie den Verantwortlichen außerdem bei der Umsetzung der Betroffenenanträge unterstützen.

Wie müssen betroffene Personen die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung verlangen?

Die betroffene Person kann den Antrag formlos $LINK Betroffenenrechte - Muss der Betroffene seine Anträge schriftlich stellen?) an Sie stellen. Sie muss in ihrem Antrag die Gründe $LINK Unter welchen Voraussetzungen haben betroffene Personen das Recht auf Berichtigung? Unter welchen Voraussetzungen haben betroffene Personen das Recht auf Löschung? Unter welchen Voraussetzungen haben betroffene Personen ein Recht auf Einschränkung? für die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung angeben.

Beispiele

Antrag auf Berichtigung: Die betroffene Person muss die Fehler in ihren personenbezogenen Daten aufzeigen und die richtigen Daten nennen.
Antrag auf Löschung: Die betroffene Person muss ausführen, warum ihre Daten unrechtmäßigerweise verarbeitet werden.

Müssen Sie einen Identitätsnachweis verlangen, bevor Sie den Antrag erfüllen?

Grundsätzlich ist ein Identitätsnachweis der antragsstellenden Person nicht erforderlich. Sollten Sie allerdings begründete Zweifel an der Identität der antragstellenden Person haben, können Sie zusätzliche Informationen anfordern (z. B. Ausweiskopie).

Weitere Infos zum Identitätsnachweis von betroffenen Personen erhalten $Wann und wie müssen betroffene Personen ihre Identität nachweisen, damit der Verantwortliche Betroffenenanträge bearbeitet?

Unter welchen Voraussetzungen haben betroffene Personen das Recht auf Berichtigung der sie betreffenden personenbezogenen Daten?

Betroffene Personen können ihre personenbezogenen Daten berichtigen lassen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen zutrifft:

die Daten sind unrichtig.
Beispiel: falsches Geburtsdatum
die Daten sind unvollständig, z. B. unvollständige Adresse durch Fehlen der Türnummer

Achtung

Dabei ist der Zweck der Verarbeitung zu berücksichtigen. Es besteht nicht in jedem Fall ein Recht auf Berichtigung. Beispiel: Kein Anspruch auf Dokumentation einer vom Ärzteurteil abweichenden Patientenmeinung in der Krankengeschichte.

Unter welchen Voraussetzungen haben betroffene Personen das Recht auf Löschung?

Betroffene Personen können ihre personenbezogenen Daten vom Verantwortlichen löschen lassen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen zutrifft:

die Daten sind nicht mehr notwendig für die Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet wurden
die Daten werden unrechtmäßig verarbeitet
die betroffene Person hat ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen (und es liegt keine andere rechtliche Erlaubnis vor)
die betroffene Person hat erfolgreich Widerspruch $Link Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt.
die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich.

Unter welchen Voraussetzungen haben betroffene Personen ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten?

Betroffene Personen können die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten temporär einschränken lassen. Das bedeutet, dass Sie als Verantwortlicher die Daten zwar nicht löschen müssen, diese aber vorübergehend oder dauerhaft nicht verwenden dürfen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen zutrifft:

Anlass für die Einschränkung	Dauer der Einschränkung
Die betroffene Person bestreitet die Richtigkeit ihrer personenbezogenen Daten.	Solange Sie als Verantwortlicher die Richtigkeit der personenbezogenen Daten überprüfen.
Die betroffene Person hat Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt.	Solange nicht feststeht, ob Ihre berechtigten Gründe gegenüber denen des Betroffenen überwiegen.
Die Verarbeitung ist unrechtmäßig und die betroffene Person hat die Löschung ihrer personenbezogenen Daten abgelehnt. Beispiel Unternehmen A veröffentlicht auf seiner Homepage ein Foto einer Kundin ohne eine rechtliche Erlaubnis dafür zu haben. Anstatt die Löschung zu verlangen, fordert die Kundin (betroffene Person) die Einschränkung der Verarbeitung, um die Daten (das Foto) als Beweismittel für eine spätere rechtliche Auseinandersetzung zu sichern.	Solange die betroffene Person die eingeschränkte Nutzung ihrer personenbezogenen Daten verlangt.
Der Verantwortliche benötigt die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger. Die betroffene Person benötigt ihre personenbezogenen Daten, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen. Beispiel Unternehmen B hat bei einem Kunden eine Dienstleistung fertiggestellt. Der Kunde verlangt nicht die Löschung seiner Daten, sondern die Einschränkung der Verarbeitung, um diese zu einem späteren Zeitpunkt für die Geltendmachung von Garantieansprüchen verwenden zu können.	Solange die betroffene Person die Daten benötigt, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

Wie sollen Verantwortliche bei einem Antrag auf Berichtigung reagieren?

Als Verantwortlicher müssen Sie – sofern die Voraussetzungen vorliegen - die Daten der betroffenen Person richtigstellen bzw. vervollständigen. Dabei müssen Sie auch den Verarbeitungszweck berücksichtigen.

Wie sollen Verantwortliche bei einem Antrag auf Löschung reagieren?

Sie als Verantwortlicher müssen die Daten der betroffenen Person löschen, wenn nicht ein Grund für die Ablehnung des Antrags $Link zu Frage „In welchen Fällen können Verantwortliche den Antrag ablehnen?“ vorliegt.

Hinweis

Sie können den Löschungsantrag auch erfüllen, indem Sie die personenbezogenen Daten der antragstellenden Person vollständig anonymisieren.

Wie sollen Verantwortliche bei einem Antrag auf Einschränkung der Verarbeitung reagieren?

Ist der Antrag berechtigt, dürfen Sie als Verantwortlicher die Daten der betroffenen Person nur mehr speichern aber weder löschen noch auf sonstige Weise weiter verwenden.

Müssen Sie als Verantwortlicher die betroffene Person verständigen?

Als Verantwortlicher müssen Sie die betroffene Person von der (nicht) durchgeführten Maßnahme informieren. Detaillierte Informationen zu den Formatvorgaben finden Sie auf unserer Übersichtsseite $Link Betroffenenrechte - Wie sollten Verantwortliche mit der betroffenen Person kommunizieren?

Welche speziellen Mitteilungspflichten müssen Sie als Verantwortlicher beachten?

Wenn Sie Daten wie von der antragsstellenden Person beantragt löschen, berichtigen oder einschränken, müssen Sie diese Information auch an jeden weiterleiten, dem Sie die ursprünglichen Daten weitergeleitet haben. Die betroffene Person hat Anspruch auf Auskunft über diese Empfänger.

Beispiele

Eine Konzerntochter setzt den Berichtigungsantrag eines Mitarbeiters um. Zusätzlich muss die Konzerntochter andere Konzernunternehmen, die diese Daten auch haben, über die Berichtigung informieren. Die Mitteilungspflicht entfällt, wenn diese unmöglich oder mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden wäre.
Eine Kundin stellt bei Ihnen einen Antrag auf Berichtigung, weil ihre Adresse falsch angegeben ist. Sie setzen den Antrag der Kundin um. Zusätzlich dazu müssen Sie auch mögliche Geschäftspartner (wie etwa Versanddienstleister), denen Sie die Adresse der Kundin weitergegeben haben, über die Berichtigung informieren.

Wenn Sie einen Löschungsantrag erhalten, müssen Sie außerdem veröffentlichte Daten berücksichtigen. Ziel ist es, auch alle Links, Kopien oder Replikationen der betroffenen Daten zu löschen. Ihre Maßnahmen zur Erfüllung der Mitteilungspflicht sollten angemessen sein und die verfügbaren Technologien und Implementierungskosten berücksichtigen.

Hinweis

Die Mitteilungspflicht entfällt nur dann, wenn diese unmöglich oder mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden wäre.

In welchen Fällen können Verantwortliche den Antrag ablehnen?

Die allgemeinen Ablehnungsrechte von Verantwortlichen finden Sie auf unserer Übersichtsseite $LINK Betroffenenrechte - Dürfen Verantwortliche die Erfüllung antragsgebundener Betroffenenanträge ablehnen?

Zusätzliche Ablehnungsgründe bei Löschungsanträgen

Sie können einen Löschungsantrag ablehnen, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus einem der folgenden Gründe erforderlich ist:

zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information
zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (diese gesetzliche Bestimmung muss die Aufbewahrung konkret anordnen)
Beispiel
§ 132 Abs 1 BAO schreibt die Speicherung von Büchern und Aufzeichnungen sowie der dazugehörigen Belege für die Dauer von sieben Jahren für steuerrechtliche Zwecke vor.
öffentliches Interesse im Bereich der öffentlichen Gesundheit
für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder statistische Zwecke
zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
Beispiel
Das Gleichbehandlungsgesetz rechtfertigt, dass Sie Bewerberdaten sechs Monate aufbewahren, nachdem Ihr Unternehmen eine Bewerbung ablehnt.

Hinweis

Als Verantwortlicher müssen Sie belegen, dass die Aufbewahrung erforderlich ist, und Sie daher die personenbezogenen Daten nicht löschen werden. Es reicht nicht aus, wenn Sie sich auf „amtsbekannte“ Gründe berufen.

Zusätzliche Ablehnungsgründe bei Einschränkungsanträgen

Sie können einen Einschränkungsantrag ablehnen, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus einem der folgenden Gründe erforderlich ist:

die betroffene Person hat einer weitergehenden Verarbeitung zugestimmt
die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig
die Verarbeitung ist zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person notwendig

Innerhalb welcher Frist müssen Verantwortliche dem Antrag nachkommen?

Als Verantwortlicher müssen Sie dem Betroffenenantrag unverzüglich nachkommen.

Weitere Infos zu den Fristen erhalten $LINK Betroffenenrechte - Innerhalb welcher Frist müssen Verantwortliche Anfragen von Betroffenen beantworten? Kann sie verlängert werden?

Hinweis

Es gibt wirtschaftliche und technische Gründe, die es Ihnen nur zu einem bestimmten Zeitpunkt erlauben, personenbezogene Daten zu berichtigen oder zu löschen. In diesen Fällen können Sie als Verantwortlicher die Erledigung eines Antrages aufschieben. Allerdings müssen Sie in dieser Zeit die Verarbeitung der Daten einschränken.

Beispiel
Im laufenden EDV-Betrieb kann Unternehmen A aus technischen Gründen Daten nicht löschen oder verändern. Allerdings ist zweimal im Jahr vorgesehen, die Systeme vollständig herunterzufahren. Unternehmen A kann daher bei einem Löschantrag warten bis die Systeme zum vorgegebenen Zeitpunkt vollständig heruntergefahren werden, um die Daten der Kundin zu löschen. In der Zwischenzeit darf Unternehmen A die Daten der Kundin allerdings nicht verwenden.

Dürfen Verantwortliche für die Umsetzung des Antrags ein Entgelt verlangen?

Grundsätzlich müssen Sie als Verantwortlicher dem Antrag auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung kostenlos nachkommen. Es gibt jedoch Ausnahmen, die ein Entgelt rechtfertigen.

Weitere Infos zu den Ausnahmen in Bezug auf das Entgelt erhalten $Link Betroffenenrechte - Dürfen Verantwortliche für die Erfüllung von Betroffenenanträgen ein Entgelt verlangen?

Wo kann die betroffene Person ihre Ansprüche auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung durchsetzen?

Wo Antragstellende ihre Ansprüche auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung durchsetzen können, erfahren Sie auf unserer Übersichtsseite $Link Betroffenenrechte - Wie können Betroffene ihre Rechte durchsetzen?

Mit welchen Geldstrafen müssen Verantwortliche rechnen, wenn sie Betroffenenrechte verletzen?

Wenn Sie als Verantwortlicher die Rechte von betroffenen Personen verletzen, müssen Sie mit einem Bußgeld rechnen.

Weitere Infos zu Geldstrafen für verletzte Betroffenenrechte erhalten $Link Betroffenenrechte - Mit welchen Geldstrafen müssen Verantwortliche rechnen, wenn sie Betroffenenrechte verletzen?“

Zum Nachschlagen: Gesetzliche Bestimmungen zu den Betroffenenrechten

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