Fallen und Stolpersteine bei der Arbeitszeit

Wer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt, kennt die Pflicht – aber unterschätzt sie oft: Denn Arbeitszeitaufzeichnungen sind mehr als eine bürokratische Notwendigkeit. Im Gegenteil: Sie können sogar sehr nützlich sein und Unternehmen vor teuren Konflikten schützen, indem sie sich im Streitfall als wichtiges Beweismittel entpuppen. Wir haben mit WKO-Rechtsexpertin Karin Loh über die rechtlichen Rahmenbedingungen und drohende Konsequenzen gesprochen.

Das Arbeitszeitgesetz (AZG) verpflichtet Arbeitgeber zur lückenlosen Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – inklusive Ruhepausen. Nicht immer sind die Vorschriften aber gleich rigoros: Wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeit selbst einteilen können – etwa im Außendienst oder im Homeoffice –, sind auch sogenannte Saldoaufzeichnungen möglich. Dabei wird nur die Gesamtdauer der Tagesarbeitszeit festgehalten, nicht aber der genaue Beginn und das genaue Ende. „Wir raten aber dennoch zu Vollaufzeichnungen, sie sind ja die Grundlage der Entlohnung“, so die Juristin. Auch bei den Pausenaufzeichnungen gibt es Spielraum: Wenn Lage und Dauer der Ruhepausen bereits in einer Betriebsvereinbarung oder schriftlichen Einzelvereinbarung dokumentiert sind, müssen sie nicht täglich neu festgehalten werden. 

Arbeitgeber müssen dem Arbeitsinspektorat auf Verlangen Auskunft erteilen und Einsicht in die Aufzeichnungen gewähren. Auch die eigenen Mitarbeiter haben das Recht auf kostenfreie Übermittlung ihrer Zeitaufzeichnungen. „Wer hier nicht kooperiert, riskiert Verwaltungsstrafen“, warnt Loh. Zur Aufbewahrungsdauer empfiehlt Loh, die Aufzeichnungen zumindest ein Jahr  aufzubehalten. „So lange haben Behörden im Zusammenhang mit Arbeitszeitüberschreitungen das Recht, Verwaltungsstraftatbestände zu verfolgen.“ Aus arbeitsrechtlicher, steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Sicht empfiehlt sich jedoch gar eine Dauer von mindestens sieben Jahren.

Falsche oder mangelhafte Aufzeichnungen können gar strafrechtliche und zivilrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Fehlen Aufzeichnungen, werden Fristen gehemmt, wenn dem Arbeitnehmer die Feststellung der Arbeitszeit unzumutbar ist. „Im Streitfall sind vollständige Arbeitszeitaufzeichnungen oft das einzige Dokument, das zählt“, weiß die Juristin. 

Delegiert der Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht indes an die Arbeitnehmer, so setzt dies  Vertrauen voraus. „Wird dieses Vertrauen durch Arbeitnehmer verletzt, stellt das einen Entlassungsgrund dar.“ Ein weiteres No-Go ist die Manipulation von Arbeitszeitaufzeichnungen durch den Dienstnehmer. „Auch das kann die Weiterbeschäftigung des Mitarbeiters unzumutbar machen“, sagt die Juristin: „Wird dadurch die vereinbarte Arbeitszeit wesentlich unterschritten, so gebührt für die Fehlzeiten kein Entgelt. In diesem Fall können auch Rückzahlungsansprüche geltend gemacht werden“, schließt sie.