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Steuerliche Home-Office Regelungen

Abgabenrechtliche Erleichterungen im Überblick

Seit 1.1.2021 wurden steuerliche Vergünstigungen für Tätigkeiten im Homeoffice eingeführt. Voraussetzung dafür ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. In diesem Merkblatt werden rein inländische Sachverhalte behandelt. Die Regelungen sind vorerst bis zum Jahr 2023 befristet.

Als Homeoffice-Tage gelten nur jene Tage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird. Arbeitet man beispielsweise nur den halben Tag in der Wohnung und fährt nachher in das Büro oder auf Dienstreise, so liegt kein Homeoffice-Tag vor.

Von der Begünstigung erfasst ist nicht nur die private Wohnung des Arbeitnehmers, sondern auch die Wohnung des Partners oder von nahen Angehörigen, wenn der Arbeitnehmer dort im Homeoffice tätig wird. Nicht erfasst sind dagegen Parks oder andere öffentliche Flächen, Restaurants oder Cafés.

Leistungen des Arbeitgebers

Digitale Arbeitsmittel

Stellt der Arbeitgeber die digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung, ist ausdrücklich klargestellt, dass es sich beim Arbeitnehmer nicht um Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit handelt.

Homeoffice-Pauschale

Zur Abgeltung von Mehraufwendungen kann der Arbeitgeber bis zu 3 Euro pro Homeoffice-Tag steuerfrei ausbezahlen. Dies ist für höchstens 100 Homeoffice-Tage im Jahr möglich. Somit können bis zu 300 EUR pro Jahr und Arbeitnehmer steuerfrei belassen werden.

Wird der steuerfreie Höchstbetrag von 3 EUR pro Tag nicht ausgeschöpft oder gewährt der Arbeitgeber gar kein Pauschale, kann der Arbeitnehmer Differenzwerbungskosten geltend machen.

Beispiel:
Der Arbeitgeber bezahlt für 100 Homeoffice-Tage jeweils 1 EUR, d.h. 100 EUR im Jahr. Die Differenz auf die maximal möglichen 300 EUR (somit 200 EUR), kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen. 

Um das Homeoffice-Pauschale steuerfrei auszahlen zu können, muss es sich jeweils um einen Homeoffice-Tag handeln, der ausschließlich in der Wohnung stattfindet. Das Pauschale steht auch Teilzeitbeschäftigten in ungekürzter Höhe zu.

Wird eine höhere Pauschalabgeltung vereinbart, so ist der übersteigende Betrag steuerpflichtig.

Werbungskosten des Arbeitnehmers

Anschaffung von ergonomischen Mobiliar

Arbeitnehmer können auch Ausgaben für ergonomisches Mobiliar steuerlich geltend machen. Unter ergonomischem Mobiliar sind jedenfalls Schreibtisch, Drehstuhl und Beleuchtungskörper anzusehen. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass die im Handel angebotenen Büromöbel ergonomisch geeignet sind. Der jährliche Höchstbetrag beträgt 300 EUR und kann nur unter der Voraussetzung geltend gemacht werden, dass der Arbeitnehmer zumindest 26 Tage im Kalenderjahr im Homeoffice war.

Für die Jahre 2020 und 2021 gilt, dass insgesamt 300 EUR und davon für das Jahr 2020 maximal 150 EUR geltend gemacht werden dürfen. Betragen die Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar im Jahr 2020 weniger als 150 EUR, kann der Differenzbetrag auf 300 EUR für Ausgaben im Jahr 2021 verwendet werden. Übersteigen die Ausgaben im Jahr 2020 den Betrag von 150 EUR, kann der übersteigende Betrag bei der Veranlagung für 2021, insgesamt für beide Jahre aber begrenzt mit 300 EUR, geltend gemacht werden.

Beispiele:

  1. Die Ausgaben für ergonomisches Büromobiliar betragen im Kalenderjahr 2020 70 EUR und im Kalenderjahr 2021 230 EUR.
    Bei der Veranlagung für das Kalenderjahr 2020 können 70 EUR und bei der Veranlagung für das Jahr 2021 können 230 EUR geltend gemacht werden, sodass in Summe für beide Jahre 300 Euro berücksichtigt werden.
  2. Die Ausgaben für ergonomische Büromobiliar betragen im Kalenderjahr 2020 230 EUR und in Kalenderjahr 2021 70 EUR.
    Bei der Veranlagung für das Jahr 2020 können 150 EUR und bei der Veranlagung für 2021 ebenfalls 150 EUR geltend gemacht werden, sodass in Summe für beide Jahre 300 EUR berücksichtigt werden.

(Digitale) Arbeitsmittel

Darunter versteht man beispielsweise Computer, Bildschirm, Tastatur, Drucker, Handy oder die erforderliche Datenanbindung. Sie stellen nur dann Werbungskosten dar, wenn der Arbeitgeber die Arbeitsmittel nicht oder nicht zur Gänze zur Verfügung stellt und die Kosten vom Arbeitnehmer selbst getragen werden.

Seit 2021 müssen allerdings Ausgaben für digitale Arbeitsmittel um die Homeoffice-Pauschale, und um Werbungskosten für ergonomisches Mobiliar gekürzt werden.

Ist die Nutzungsdauer der digitalen Arbeitsmittel, länger als ein Jahr, so sind die Anschaffungskosten über die gewöhnliche Nutzungsdauer anzusetzen (Absetzung für Abnutzung). Es ist auch die Behandlung als geringwertiges Wirtschaftsgut möglich, wenn die Anschaffungskosten 800 EUR (1000 EUR ab 2023) nicht übersteigen.

Es ist zu beachten, dass auch bei derartigen Anschaffungen der Anteil einer Privatnutzung zum Abzug gebracht werden muss. Für Computer und Zubehör ist es üblicherweise möglich, 60 % als beruflich veranlasst anzunehmen, außer es kann ein höheres berufliches Ausmaß der Nutzung glaubhaft gemacht werden. Ein erhaltenes oder geltend gemachtes Homeoffice-Pauschale ist von den Anschaffungskosten in Abzug zu bringen.

Diese Werbungskosten sind auf das Werbungskostenpauschale von 132 EUR nicht anzurechnen und wirken demnach nicht kürzend auf das Werbungskostenpauschale.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer schafft sich für seine Homeoffice-Tätigkeit einen neuen PC an. Er möchte diesen auch privat nutzen. Der PC kostet 1.000 EUR. Vom Arbeitgeber erhielt er ein Homeoffice-Pauschale in Höhe von 300 EUR. Angenommen wird eine 60%ige berufliche Nutzung. 

Anschaffungskosten 100 %1.000 EUR
davon 60 % berufliche Nutzung, ergibt gekürzte Anschaffungskosten von600 EUR
abzgl. erhaltenem Homeoffice-Pauschale- 300 EUR
verwertbare Werbungskosten von300 EUR

Die möglichen Werbungskosten von 300 EUR sind als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort absetzbar.

Differenzwerbungskosten

Sollte der Arbeitgeber kein Homeoffice-Pauschale gewähren oder eines, das unter dem gesetzlich möglichen Ausmaß liegt, so steht es dem Arbeitnehmer zu, die Differenz auf das höchstmöglich vorgesehene Ausmaß im Wege der Veranlagung als Differenzwerbungskosten geltend zu machen.

Beispiel

Eine Homeoffice-Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber sieht ein Homeoffice-Pauschale von 2 EUR pro Homeoffice-Tag, jedoch für maximal 50 Tage pro Jahr vor. Im Jahr wurden 120 Homeoffice-Tage geleistet.

Insgesamt geleistete 120 Homeoffice-Tage, davon für Homeoffice-Pauschale maximal anerkannt 100 Tage à 3 EUR300 EUR
Vom Arbeitgeber gewährte 2 EUR für 50 Tage gemäß Vereinbarung100 EUR
Differenzwerbungskosten, in Steuererklärung geltend zu machen200 EUR

Jahreslohnzettel

Die Homeoffice-Tage und das gewährte Home-Office-Pauschale sind im Lohnkonto und am Jahreslohnzettel anzugeben

Dadurch ist es der Finanzverwaltung möglich, allfällig geltend gemachte Differenzwerbungskosten ohne Nachfrage an den Steuerpflichtigen zu prüfen.

Pendlerpauschale

Für das Ausmaß beim Pendlerpauschale kommt es darauf an, wie oft in einem Kalendermonat tatsächlich zur Arbeit gefahren/gependelt wird. Homeoffice-Tage sind dabei keine Pendlertage.                                                                                   

Lohnabgaben

Vor allem, wenn das Homeoffice in einem anderen Bundesland ausgeübt wird, stellen sich bezüglich Lohnabgaben einige Fragen.

Lohnsteuer

Es bestehen aus lohnsteuerlicher Sicht die gleichen Konsequenzen wie für Dienstnehmer, die im Betrieb arbeiten. Für die im Homeoffice arbeitenden Dienstnehmer ist unverändert Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen.

Sozialversicherung

Arbeitet man ausschließlich im Homeoffice in einem Bundesland, das sich von der Arbeitsstätte unterscheidet (z.B. Homeoffice in Wien und Betrieb in Steiermark), so ist diese Landesstelle der ÖGK (hier: Wien) „zuständig“.

Ist aber auch eine feste Arbeitsstätte mit im Spiel, von der aus die Tätigkeit ausgeübt wird und verbringt man zusätzlich nur einige Arbeitstage im Homeoffice, so ist jene ÖGK-Landesstelle zuständig, wo sich die „feste Arbeitsstätte“ befindet.

Dienstgeberbeitrag (DB)

Hier besteht kein Unterschied, ob der Dienstnehmer im Betrieb oder im Homeoffice arbeitet.

Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ)

Für die Frage des "korrekten DZ-Satzes" im Falle von Homeoffice-Tätigkeiten ist NICHT der DZ-Satz des Bundeslandes des Tätigkeitsortes (Wohnung des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin) maßgeblich, sondern der DZ-Satz jenes Bundeslandes, in welchem sich die Betriebsstätte befindet, zu welcher der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin organisatorisch zugehörig ist.

Beispiel:
Betriebsstätte befindet sich in Graz (Steiermark).

Mit einem Arbeitnehmer wird (ausschließliche) Tätigkeit im Homeoffice in Salzburg vereinbart.

Lösung:
Maßgeblich ist hier der DZ-Satz für Steiermark (0,37%) und nicht jener für Salzburg (0,39 %).

Homeoffice und Kommunalsteuer

Analoges gilt im Regelfall für die Beurteilung der Kommunalsteuer, nämlich dann, wenn sich das Homeoffice in einer anderen Gemeinde befindet als die Betriebsstätte, von der aus "die Weisungen erteilt" werden.

Hier ist zu beurteilen, ob der Arbeitgeber Verfügungsmacht über die Dienstnehmer-Wohnung hat. Hat er über die Dienstnehmer-Wohnung keine Verfügungsmacht ist diese daher keine Kommunalsteuer-Betriebsstätte des Dienstgebers.

Wesentlich ist die Antwort auf die Frage, ob der Dienstgeber eine Verfügungsgewalt über die Dienstnehmer-Wohnung hat.

Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn dem Unternehmer eine gewisse, nicht nur vorübergehende Verfügungsgewalt über die Anlagen oder Einrichtungen zustehen. Die Verfügungsmacht kann auf Eigentum, einem Mietvertrag, einem Mitbenutzungsrecht oder unentgeltlicher Überlassung beruhen.

Keine Verfügungsgewalt des Unternehmers besteht, wenn der Unternehmer z.B. über Räume weder als (Mit)Eigentümer noch als (Mit)Mieter noch als Mitbenutzer für seine betrieblichen Zwecke verfügen kann.

Dem Nutzenden muss jedenfalls eine Rechtsposition eingeräumt sein, die ihm ohne seine Mitwirkung nicht mehr ohne Weiteres entzogen oder verändert werden kann.

Üblicherweise hat der Dienstgeber kein Verfügungs- bzw. Nutzungsrecht über die Dienstnehmer-Räumlichkeiten, deswegen ist meistens davon auszugehen, dass das Homeoffice keine KommSt-Betriebsstätte ist.

Kommunalsteuerlich ist der Dienstnehmer somit der Betriebsstätte zuzurechnen, mit der er nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten überwiegend unternehmerisch verbunden.

Homeoffice und U-Bahn-Abgabe

Ob die Wiener Dienstgeberabgabe („U-Bahn-Steuer“) anfällt, oder keine U-Bahn-Abgabe anfällt richtet sich nach dem konkreten Beschäftigungsort.

Arbeitet man ausschließlich im Homeoffice in einem Bundesland, das sich von der Arbeitsstätte unterscheidet (z.B. Homeoffice in Wien und Betrieb in Steiermark), so ist U-Bahn-Abgabe in Wien zu entrichten.

Ist aber auch eine feste Arbeitsstätte mit im Spiel, von der aus die Tätigkeit ausgeübt wird und verbringt man zusätzlich nur einige Arbeitstage im Homeoffice, so ist keine U-Bahn-Abgabe zu entrichten, da man der festen Arbeitsstätte zugeordnet wird.

Stand: