„Multitasking ist der größte Zeitfresser“

Der Jahresbeginn ist eine Zeit der guten Vorsätze. Viele nehmen sich vor, mit ihrer Zeit besser umzugehen – scheitern aber schnell. Wieso?

Wir Menschen wollen oft zu viel zu schnell. Ich halte nichts von Neujahrsvorsätzen, weil sie meistens unrealistisch sind. Man nimmt sich zum Beispiel vor, jeden Tag zu joggen, jeden Abend zu lesen und in der Früh zu meditieren. Das kann nicht funktionieren, denn das Leben an sich hat sich nicht verändert. Wir setzen bei all unseren Vorsätzen auf viel Disziplin – stattdessen kommt man mit kleinen Gewohnheitsänderungen viel weiter. 

Was heißt das konkret?

Nun, es ist gut, wenn man sich zum Besseren verändern möchte, aber man muss priorisieren. Ich empfehle, sich nicht mehr als drei Ziele vorzunehmen. Dann geht es darum, zu schauen, wie man sie realistisch umsetzen kann, ohne dass die eigene Freizeit und Erholung dabei nicht zu kurz kommen. 

Sie selbst sind ja auch nicht immer gut mit ihrer Zeit umgegangen, bezeichneten sich als Workaholic. Was machen Sie heute anders?

Mit 35 Jahren erlitt ich einen Herzinfarkt im Auto. Das war mein Weckruf. Heute priorisiere ich ganz anders, und zwar in allen Lebensbereichen. Was viele nicht verstehen: Beim Priorisieren geht es nicht ums Ja-, sondern ums Nein-Sagen. Das ist vor allem in der heutigen Zeit schwer. Viele Menschen haben Angst, etwas zu verpassen. Die Zeit ist aber nicht da, um jedes Projekt, jede Reise und jede Party mitzumachen. Man stresst sich nur und ist überall und nirgends zugleich. Heute achte ich auf Pausen, schlafe ordentlich, verbringe viel Zeit mit meiner Familie und nehme mir Zeit für Sport und gesunde Ernährung.

Steckbrief

ZUR PERSON

Blanka Vötsch arbeitete als Projektleiterin in der Automobilbranche. Vor drei Jahren machte sie sich als Zeitmanagerin und Coach in Mooskirchen selbständig und berät heute Firmen im deutschsprachigen Raum. Ende 2025 erschien ihr Buch „Endlich genug Zeit“ im deutschen Springer-Verlag.

Stress hat auch oft mit dem Job zu tun. Was sind die größten Feinde der Produktivität?

Eindeutig Multitasking. Unser Gehirn braucht eine gewisse Zeit, um sich in ein Thema gänzlich hineindenken zu können. Bei den meisten ist es aber so, dass man andauernd unterbrochen wird: Das Handy läutet, jemand kommt zur Tür, eine E-Mail trudelt ins Postfach usw. Die Konzentration sinkt und dadurch auch die Produktivität. Bleibt man aber konzentriert an einer Sache dran, zeigen Untersuchungen, dass man in der gleichen Zeit 40 Prozent mehr schafft und der Stress abnimmt. Multitasking ist hingegen die Fähigkeit, alles anzufangen, aber nichts fertig zu machen.

Wie schafft man es, ohne Ablenkung zu arbeiten?

Dazu muss man lernen, Nein zu sagen. Unsere To-do-Liste wird niemals leer sein. Ich rate zur Drei-P-Methode: Priorisieren, Planen, Pause machen. Die Basis ist das Priorisieren. Hier überlegt man, welche Aufgaben wichtig sind. Das ist nicht einfach, denn gewisse To-dos muss man dann von der Liste streichen oder nach hinten verschieben. Dann geht es um das Planen. Ich mache mir immer einen Wochenplan. Dabei verplane ich 70 Prozent meiner Arbeitszeit und lasse 30 Prozent Pufferzeit für Unvorhergesehenes frei. Das Entscheidende ist, dass man die wichtigen Dinge am Morgen oder am Vormittag einplant. Wichtige To-dos sind aber oft jene, mit denen wir uns nicht so gerne befassen – weil man Angst hat, dass hier etwas schiefgehen könnte, oder man nicht weiß, wie man anfangen soll. Also neigen wir dazu, die unwichtigen Aufgaben zuerst zu erledigen. Immerhin bringen sie uns meistens schnelle Erfolgserlebnisse. Das ist aber eine falsche Vorgehensweise: Denn erledigt man das Wichtige in der Früh, kann den restlichen Tag über Chaos ausbrechen und man hat dennoch das Wichtigste geschafft und ist daher gleich gelassener. 

Wann sollte man sich Pausen gönnen?

Regelmäßig und vor allem dann, wenn man glaubt, dass man für eine Pause gar keine Zeit hat. Arbeiten wir pausenlos, sinkt unsere Konzentration. Kaffeepausen unter Mitarbeitern sind der beste Produktivitätsboost überhaupt. Erstens wird ohnehin meistens über die Arbeit gesprochen und zweitens erholen sich die Mitarbeiter. Macht man jede Stunde fünf bis zehn Minuten Pause, hat das Gehirn Zeit, Informationen zu ordnen, und man wird produktiver. 

Manche Leute behaupten, unter Druck am besten arbeiten zu können. Kann das sein?

Ist mit Druck Stress gemeint, ist das eher kontraproduktiv. Die Konzen­trationsfähigkeit wird blockiert und die Qualität lässt nach. Aber es gibt auch Unterforderung – auch sie ist ein Motivationskiller.

Was sollte man tun, wenn man dauerhaft das Gefühl hat, überfordert zu sein?

Kurzzeitiger Stress ist normal. Wenn Stress aber zu einem permanenten Zustand wird, empfehle ich, eine Liste mit den eigenen Aufgaben anzulegen. Klarheit ist Macht.  Und so sieht man, was man eigentlich alles tut. Wenn man überfordert ist, ist die To-do-Liste meistens zu voll. Dann muss etwas von der Liste herunter. Und auch hier geht es dann um das Priorisieren. Wenn man es nicht schafft, sich Grenzen zu setzen, dann sollte man sich professionelle Unterstützung suchen, denn sonst landet man früher oder später im Burnout.