Innerorganisatorische Maßnahmen

Strategien und Verfahren

Berufsberechtigte haben risikobasiert insbesondere angemessene und geeignete Strategien und Verfahren einzuführen für:

• die Einhaltung der Sorgfaltspflichten gegenüber Auftraggebern,
• Verdachtsmeldungen,
• die Aufbewahrung von Aufzeichnungen,
• die Risikobewertung und das Risikomanagement in Bezug auf Geschäftsbeziehungen und Transaktionen und
• geeignete Kontroll- und Informationssysteme in ihren Kanzleien.

Personal

Berufsberechtigte haben außerdem ihr Personal risikobasiert:

• bei Einstellung einer Überprüfung im Hinblick auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu unterziehen;
• nachweislich in den Bestimmungen zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu schulen;
• in besonderen Fortbildungsprogrammen zu schulen.

Besonderer Beauftragter

Berufsberechtigte haben einen besonderen Beauftragten zur Sicherstellung der Einhaltung der Bestimmungen des BiBuG 2014 zu bestellen, wenn dies nach Art und Umfang der Geschäftstätigkeit erforderlich ist.

Der besondere Beauftragte:

• ist lediglich dem Leitungsorgan gegenüber verantwortlich;
• berichtet dem Leitungsorgan direkt und ohne Zwischenebenen;
• hat freien Zugang zu sämtlichen Informationen, Daten, Aufzeichnungen und Systemen, die in möglichem Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung stehen könnten;
• hat ausreichende Befugnisse zur Durchsetzung der Einhaltung der Bestimmungen des BiBuG 2014;
• muss seine Aufgaben jederzeit vor Ort erfüllen können;
• über ausreichende Berufsqualifikationen, Kenntnisse und Erfahrungen verfügen sowie zuverlässig und integer sein.

Berufsberechtigte haben für die Einhaltung der Bestimmungen zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständiges Mitglied des Leitungsorgans zu bestimmen, wenn dies angebracht ist.

Unternehmensinternes Hinweisgebersystem

Berufsberechtigte mit mehr als zehn Angestellten müssen gemäß §21 Bilanzbuchhaltungsberufe-Ausübungsrichtlinie 2014 ein unternehmensinternes Hinweisgebersystem einrichten.

Ein Angestellter oder eine unternehmensexterne Person dient als Ansprechpartner (sog. Vertrauensperson) für die Hinweisgeber. Auf diese Rolle und ihre Funktion ist unternehmensintern angemessen hinzuweisen.

Der Berufsberechtigte selbst und der besondere Beauftragte gemäß § 52d Abs. 2 BiBuG 2014 dürfen nicht Vertrauensperson sein.

Die Vertrauensperson darf durch den Berufsberechtigten, dessen Vertreter oder ihre Vorgesetzten aufgrund ihrer Funktion und deren Ausübung nicht entlassen, gekündigt oder auf andere Weise benachteiligt werden.

Die Kommunikation zwischen Vertrauensperson und Hinweisgeber erfolgt unter Wahrung der Anonymität des Hinweisgebers gegenüber dem Ansprechpartner, dem Berufsberechtigten, anderen Mitarbeitern sowie externen Personen. Gibt der Hinweisgeber seine Anonymität der Vertrauensperson preis, muss diese sie weiterhin wahren, außer der Hinweisgeber stimmt der weiteren Preisgabe seiner Anonymität zu.

Persönliche Treffen des Hinweisgebers mit der Vertrauensperson sind unter vollständiger und genauer Aufzeichnung des Treffens in dauerhafter und abrufbarer Form – entweder durch Tonaufzeichnung oder durch ein detailliertes Protokoll des Treffens, das von der Vertrauensperson angefertigt wird – möglich. Wenn der Hinweisgeber seine Identität offengelegt hat, kann er das Protokoll prüfen, berichtigen und per Unterschrift bestätigen.

Die Vertrauensperson berichtet gegebenenfalls dem besonderen Beauftragten gemäß § 52d Abs. 2 BiBuG 2014 regelmäßig oder anlassbezogen unter Wahrung der Anonymität der Hinweisgeber. Die Anonymität darf weder durch den Berufsberechtigten noch den besonderen Beauftragten gegen den Willen des Hinweisgebers oder der Vertrauensperson gelüftet werden.

Die Vertrauensperson kann die ihr mitgeteilten Informationen auch über das internetbasierte Hinweisgebersystem der Bilanzbuchhaltungsbehörde weiterleiten. In diesem Fall gelten ursprünglicher Hinweisgeber und Vertrauensperson als Hinweisgeber.

Stand: 03.11.2023