KI-Guideline §10: KI-generierte externe Kommunikation

§10 Besondere Sorgfalt bei externer Kommunikation

Externe Kommunikation (E-Mails, Angebote, Verträge, Marketing-Materialien), die mit KI generiert wurde, muss von einer qualifizierten Person freigegeben werden, bevor sie versendet wird. Besondere Vorsicht ist bei rechtsverbindlichen Dokumenten, Verträgen und offiziellen Stellungnahmen geboten.

Erläuterungen

Die externe Kommunikation Ihres Unternehmens repräsentiert Ihre Marke und kann rechtliche sowie geschäftliche Konsequenzen haben. KI-generierte Inhalte können Fehler, Ungenauigkeiten oder unangemessene Formulierungen enthalten. Solche Fehler wären in der internen Kommunikation tolerierbar, in der externen Kommunikation können sie jedoch zu Missverständnissen, Reputationsschäden oder rechtlichen Problemen führen.

Stellen Sie sicher, dass alle nach außen gerichteten KI-generierten Inhalte:

• Fachlich korrekt und aktuell sind
• Im angemessenen Ton und Stil verfasst wurden
• Keine vertraulichen oder unangebrachten Informationen enthalten
• Rechtlich einwandfrei sind (insbesondere bei Verträgen, AGBs, Datenschutzerklärungen)
• Die Unternehmenswerte und -standards widerspiegeln

Tipps für die Praxis 

• Definieren Sie klare Freigabeprozesse für KI-generierte externe Kommunikation
• Legen Sie fest, welche Personen für welche Art von externer Kommunikation freigabeberechtigt sind
• Erstellen Sie Templates und Leitfäden für häufige Kommunikationsszenarien
• Dokumentieren Sie wichtige Kommunikation für Nachvollziehbarkeit und Compliance