KI-Guideline §1: Rahmenbedingungen zur Nutzung schaffen
KI-Anwendungen für die Nutzung im Unternehmen definieren
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§1 Vereinbarungen kennen und beachten
Das Unternehmen _________________ nutzt Anwendungen und Services auf Basis von künstlicher Intelligenz zu ______________________ (z.B.: Recherchezwecken / zur Verbesserung des Service im Umgang mit Kundinnen und Kunden / zur Inspiration / als Analyse-Instrument ...) / nutzt künstliche Intelligenz derzeit nicht.
Beschäftigten des Unternehmens ist die Nutzung von KI-Anwendungen und Services ___________ (erlaubt / nur nach Einschulung erlaubt / ebenfalls nicht gestattet).
Die Verwendung der Unternehmens-E-Mail-Adresse zur Registrierung bei KI-Systemen zum Zweck der geschäftlichen Nutzung ist Beschäftigten _____________________ (gestattet / nicht gestattet). Wird die Erlaubnis zur Nutzung der betrieblichen E-Mail-Adresse erteilt, bestehen folgende interne Meldepflichten: ______________________________
Mitarbeitende nutzen starke Passwörter und aktivieren Zwei-Faktor-Authentifizierung bei KI-Accounts. Bei kostenpflichtigen Services sind vereinbarte Budget-Limits einzuhalten. Die Nutzung experimenteller oder Beta-Funktionen bedarf gesonderter Freigabe durch die Unternehmensleitung.
Unternehmensangehörige halten sich bei allen Aktivitäten an die Gesetze und arbeitsrechtlichen Verpflichtungen sowie die vorliegenden KI-Guidelines.
Erläuterungen:
Wenn es um den Einsatz von KI-Systemen in Ihrem Unternehmen geht, trifft allein die Unternehmensleitung die Entscheidung, ob die Anwendung zulässig ist. Im Umgang mit KI sollten ähnliche Regeln wie im herkömmlichen Arbeitsalltag gelten. Beispielsweise dürfen Mitarbeitende auch sonst üblicherweise keine Software ohne Rücksprache herunterladen. Alle Aktivitäten im Zusammenhang mit KI und KI-basierten Systemen müssen mit den geltenden Gesetzen, dem Arbeitsvertrag und den daraus resultierenden Geheimhaltungspflichten vereinbar sein. Dabei ist es wichtig, sich immer vor Augen zu halten, welche übergeordneten Ziele das Unternehmen mit dem Einsatz von KI verfolgt.
In den Richtlinien muss klar definiert werden, ob, in welchem Rahmen und in welchem Ausmaß die Nutzung von Anwendungen und Services, die auf KI beruhen, im dienstlichen Zusammenhang erlaubt ist. Wenn die Nutzung der betrieblichen E-Mail-Adresse zur Registrierung bei KI-Systemen erlaubt ist, kann eine interne Meldepflicht vereinbart werden, beispielsweise die Bekanntgabe aller verwendeten Services bzw. kostenpflichtiger Services. Dies kann Klarheit über die genutzten KI-Systeme, anfallende Kosten sowie etwaige Haftungsfragen schaffen.
Tipps für die Praxis
- Erstellen Sie eine Liste genehmigter KI-Tools nach Abteilung und Verwendungszweck
- Definieren Sie klare Freigabeprozesse für neue KI-Anwendungen
- Legen Sie fest, wer Ansprechperson für KI-Fragen ist