KI-Tipps für KMU

Tipp 1:  Status Quo erheben und Ziele definieren

Klären Sie zuerst die Ziele und Erwartungen an den Einsatz von KI. Was möchten Sie mit KI erreichen? Wo gibt es Probleme, die sich eventuell mit Hilfe von fertigen KI-Anwendungen lösen lassen? Starten Sie dann mit Pilotprojekten in einem begrenzten Bereich, bevor Sie unternehmensweit ausrollen. Wie viele Mitarbeitende sollen in welchem Umfang eingesetzt werden? Welche Tools sollen genutzt werden? Wie und zu welchem Zweck sollen diese genutzt werden? Kalkulieren Sie realistisch: Lizenzkosten, Schulungszeit und erwartete Effizienzgewinne. Beziehen Sie Mitarbeitende laufend ein, die an den Geschäftsprozessen beteiligt sind. Denken Sie daran: KI-Anwendungen sind immer als Unterstützung für die Beschäftigten zu sehen.

Tipp 2: Wann macht der Einsatz von KI Sinn?

Um beurteilen zu können, ob und wie der Einsatz von KI für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, prüfen Sie zuerst, ob die Arbeitsprozesse stark datenabhängig sind und die benötigten Daten bereits digitalisiert vorliegen. Denn KI kann mit großen Datenmengen wertvolle Erkenntnisse liefern und fundierte Entscheidungen unterstützen. Darüber hinaus lohnt sich der Einsatz von KI, wenn damit wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden können, was Zeit spart, und die Effizienz steigert. Auch Projekte, die regelmäßige Prognosen und Analysen erfordern oder komplexe Muster und Trends erkennen müssen, profitieren von KI-Technologien. Ein weiteres Kriterium ist die Notwendigkeit, große Textmengen zu verarbeiten oder Kundeninteraktionen effizienter zu gestalten, etwa durch automatisierte Support-Antworten. Nicht zuletzt muss ein Team bereit sein, neue Technologien einzuführen und zu nutzen. Der Erfolg einer KI-Lösung hängt maßgeblich von der Akzeptanz und Schulung der Mitarbeitenden ab.

Tipp 3: Machen Sie sich mit dem AI Act vertraut

Mit dem Artificial Intelligence Act (AI Act) der Europäischen Union trat das weltweit erste Gesetz in Kraft, das den Einsatz von KI-Systemen regelt. Die Bestimmungen werden schrittweise zwischen Februar 2025 und August 2027 anwendbar. Ab Februar 2025 gelten erste Bestimmungen, insbesondere Verbote bestimmter KI-Praktiken. Unternehmen, die Hochrisiko-KI-Systeme einsetzen oder entwickeln (ab August 2026 anwendbar), müssen entsprechende KI-Kompetenz nachweisen und dokumentieren können. Dabei sollten technische, rechtliche und ethische Fragen beleuchtet werden. Bei der Verwendung von Chatbots ist weniger Fachkompetenz nötig als bei einem IT-Unternehmen, das KI-Systeme entwickelt. Lesen Sie dazu mehr im Gastbeitrag der österreichischen KI-Servicestelle.

Tipp 4: Den Einsatz von KI-Systemen fördern oder verbieten?

Entscheiden Sie nicht leichtfertig und vorschnell, Ihren Mitarbeitenden die Nutzung von KI-Anwendungen einzuschränken oder gänzlich zu verbieten. Bedenken Sie: Verbote führen oft zu unkontrollierter Nutzung privater Tools ohne Wissen der IT-Abteilung („Shadow AI"). Besser: Sichere Alternativen anbieten.

Nur wer sich selbst mit neuen Themen auseinandersetzt, kann als Vorbild in der Branche auftreten und rechtzeitig auf Trends und Möglichkeiten reagieren. Sich für KI-Tools im Unternehmen zu entscheiden bedeutet, zwischen verschiedenen Modellen zu wählen: Kostenlose Versionen speichern oft Eingaben für Modellverbesserung, während Business-Tarife meist Datenschutzgarantien, Service Level Agreements und erweiterte Funktionen bieten. Enterprise-Lösungen bieten zusätzlich dedizierte Unterstützung und können oft on-premise betrieben werden. Achten Sie dabei auf Datenexportierbarkeit und vermeiden Sie zu starker Abhängigkeit von einzelnen Anbietern.

Wie Sie sich auch entscheiden: Kommunizieren Sie Ihren Entschluss klar an alle Mitarbeitenden und vereinbaren Sie unmissverständlich, was für Ihr Personal bei deren Aktivitäten mit künstlicher Intelligenz erwünscht bzw. erlaubt ist und was nicht. Die KI-Guidelines für KMU sollen Ihnen dabei helfen.

Tipp 5: Sensibilisierung und Information der Mitarbeitenden

Es sollte immer auf alle Personen – Entscheidungstragende und Mitarbeitende – eingegangen werden. Auch jene, die noch wenig Erfahrung mit künstlicher Intelligenz und KI-Anwendungen haben. Diskutieren Sie offen die möglichen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und den Arbeitsplatz. Klären Sie Ihre Arbeitskräfte über Chancen und Risiken von KI-Systemen auf und unterstützen Sie sie bei ihren ersten Aktivitäten.

Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Mitarbeitenden in einer neuen Arbeitsumgebung mit KI sicher fühlen. Schaffen Sie dazu in Ihrem Unternehmen eine Vertrauenskultur und fördern Sie dieses Vertrauen auch im Umgang mit Künstlicher Intelligenz. Informieren Sie sie laufend über Tipps und Erfahrungsberichte zum Einsatz von KI in Unternehmen. Zudem ist ein interdisziplinärer Austausch der verschiedenen Abteilungen von Vorteil, um gemeinsam zu lernen und Erfahrungen zu teilen.

In Betrieben mit Betriebsrat sollte dieser frühzeitig eingebunden werden, insbesondere wenn KI-Systeme Aspekte der Leistungskontrolle oder Überwachung berühren könnten.

Tipp 6: Möglichkeiten zum Training anbieten

Um erste Erfahrungen zu sammeln und das theoretische Wissen in der Praxis anwenden zu können, ist es wichtig, Möglichkeiten und Zeit zum Testen zur Verfügung zu stellen. Schulen Sie Mitarbeitende auch in Prompt Engineering – der Fähigkeit, KI die richtigen Fragen zu stellen bzw. präzise Anweisungen zu geben, um bessere Ergebnisse zu bekommen. Dies ist eine Grundkompetenz für die effektive Nutzung von KI-Systemen.

Vielleicht gibt es eine Person im Unternehmen, die privat bereits erste Erfahrungen mit KI-Anwendungen gesammelt hat und sich dafür interessiert. Sie könnte anderen Mitarbeitenden beim Testen unterstützen. Nutzen Sie auch externe Ressourcen wie Online-Kurse (z.B. LinkedIn Learning, Coursera) oder WKO-Workshops zur Weiterbildung.

Weisen Sie darauf hin, dass dabei keine sensiblen Unternehmensdaten, personenbezogenen Daten oder Geschäftsinformationen verwendet werden sollen. Eine gute Möglichkeit ist es, Anregungen und Aufgaben zu Freizeit- und Hobby-Themen zu stellen, die mithilfe unterschiedlicher KI-Anwendungen gelöst werden können.

Tipp 7: KI-Guidelines im Unternehmen entwickeln

Entwickeln Sie für Ihr Unternehmen eigene maßgeschneiderte KI-Guidelines. Was ist erwünscht, was ist im Unternehmen keinesfalls erlaubt? Bedenken Sie, dass alle Unternehmensbereiche betroffen sind und eingebunden werden sollten. Als Grundlage können diese von der WKO entwickelten Muster-KI-Guidelines dienen. Beachten Sie, dass eine etwaige bestehende Datenschutzvereinbarung bereits einige Themen abdecken könnte.

Definieren Sie klare Zugriffsrechte: Wer darf welche KI-Tools nutzen? Wer darf Daten hochladen? Wer trägt die Verantwortung bei kritischen Entscheidungen? Klären Sie auch rechtliche Fragen: Wer haftet bei KI-Fehlern? Wem gehören KI-generierte Inhalte? Bei welchen Anwendungsfällen ist menschliche Überprüfung verpflichtend?

Empfohlen wird die Benennung einer Ansprechperson, die bei Fragen zur Nutzung von KI-Anwendungen das letzte Wort hat. Testen Sie die Guidelines über einen definierten Zeitraum und aktualisieren Sie diese regelmäßig. Um Klarheit zu schaffen, können Sie nach der Probephase eine bindende Unternehmensvereinbarung zur Nutzung von KI-Anwendungen treffen. Das Schließen einer Unternehmensvereinbarung ist zwar nicht verpflichtend, kann aber auch im Hinblick auf etwaige Haftungsfragen nützlich und wichtig sein. Lassen Sie diese Vereinbarung aus Dokumentationsgründen von allen Mitarbeitern unterzeichnen.

Tipp 8: Feedbackprozesse einführen und Erfolg messen

Für die Optimierung ihrer Geschäftsprozessen und den wirtschaftlichen Erfolg spielt Feedback eine entscheidende Rolle. Es ist sowohl wichtig, die Zufriedenheit von Kundinnen und Kunden beim Einsatz von künstlicher Intelligenz zu erheben, als auch die Zufriedenheit und Sicherheit der Mitarbeitenden beim Umgang mit KI abzufragen. Deren Feedback ist essenziell, um sicherzustellen, dass KI-Anwendungen positiv und nahtlos in den Arbeitsalltag integriert werden.

Definieren Sie messbare Kennzahlen (KPIs) wie Zeitersparnis, Fehlerrate, Nutzerakzeptanz oder Return on Investment. Etablieren Sie auch Prozesse für den Umgang mit KI-Fehlern oder problematischen Outputs (Incident Management). Bestimmen Sie im Unternehmen Personen, die für den Support für eingesetzte KI-Anwendungen verantwortlich sind. Diese müssen die Tools auch regelmäßig im Hinblick auf Funktionen und den gesetzmäßigen Einsatz evaluieren.

Überprüfen Sie Ihre KI-Strategie mindestens halbjährlich – neue Tools, Methoden und rechtliche Anforderungen entstehen laufend.

Tipp 9: Durch eigene KI-Systeme von der Masse abheben

Der Einsatz von KI-basierten Anwendungen im Unternehmensalltag kann nützlich sein und dabei helfen, Zeit und Ressourcen zu sparen. Wenn es im Betrieb jedoch aufwändige und stark datenbasierte Prozesse gibt und die Datenbasis bereits qualitativ gut digitalisiert ist, wird die Integration eines eigenen KI-Systems interessant.

Dabei sollten Unternehmer abwägen, wo allgemeine KI-Modelle ausreichen und wo eine maßgeschneiderte Lösung sinnvoller ist – insbesondere bei Anwendungen und Prozessen, die für den USP (Unique Selling Proposition) des Unternehmens relevant sind. Eine kosteneffiziente Alternative zu vollständigem Finetuning ist RAG (Retrieval Augmented Generation), bei dem KI auf Ihre Unternehmensdokumente zugreift, ohne das Modell selbst anzupassen.

Für umfassendere Anpassungen lohnt sich der Einsatz eines lizenzierten, eigenen Modells. Open-Source-Modelle wie Meta Llama können Sie lokal betreiben und auf die Datenwelt des Unternehmens anwenden. Welche Möglichkeiten es zur Integration eigener KI-Systeme im Unternehmen gibt und was dabei zu beachten ist, finden Sie im Kapitel Entwicklung und Integration von KI-Systemen.