EU-Entwaldungsverordnung: EUDR-Sorgfaltspflichten erfüllen

Fallen für Ihr Unternehmen als Erstinverkehrbringer („vorgelagerter Marktteilnehmer“) vollumfängliche Sorgfaltspflichten im Rahmen der EUDR an – d.h. Sie müssen eine Sorgfaltserklärung abgeben – so wird von Ihnen auf der einen Seite Recherchearbeit, auf der anderen Seite aber vor allem auch eine nachvollziehbare Dokumentation erwartet. Dies beinhaltet, konkret einen Prozess zur Datensammlung, Überprüfung und Dokumentation aufzusetzen.

1. Ausgangslage Erheben

Um Ihren Pflichten effizient nachzukommen, empfiehlt es sich zunächst ein klares Bild über den „Status-Quo“ zu erarbeiten. 

Beantworten Sie jeweils für Ihre relevanten Produkte die folgenden Fragen:

• Liegen Informationen vor, wann die relevanten Produkte/Rohstoffe erzeugt wurden?
• Gibt es Belege für eine Erzeugung des Rohstoffs (d.h. Schlagen eines Baums oder Geburt eines Kalbs) vor dem In-Kraft-Treten – also dem 29.6.2023 – sodass diese nicht von der EUDR umfasst sind?
• Handelt es sich um „Altlagerbestände“, d.h. Produkte und/oder Rohstoffe, die bereits vor dem 30.12.2026 zum ersten Mal in der EU in Verkehr gebracht wurden, für die ebenso die EUDR nicht greift?
• Liegen Informationen zum Ursprung der relevanten Produkte/Rohstoffe vor?
• Liegen Informationen zu Menge und Hersteller bzw. Lieferant vor – und wann diese gekauft wurden?
• Lässt sich die Lieferkette vom Ursprung des Rohstoffes bis zu Ihrem lagernden Produkt nachvollziehen?
• Handelt es sich um eine „komplexe“ Lieferkette mit mehreren Zwischenstationen und Beteiligten, wodurch eine Dokumentation lückenhaft sein könnte?

2. Referenznummern anfordern und überprüfen − sofern relevant

In dem Fall, dass Ihr Unternehmen zwar das erste Kettenglied innerhalb der EU ist, das Ihnen vorgelagerte Nicht-EU-Unternehmen aber den Import übernimmt (d.h. laut Vertrag gehen erst an Ihrem Standort die relevanten Erzeugnisse in Ihr Eigentum über), so müssen sowohl das importierende Nicht-EU-Unternehmen wie auch Ihr Unternehmen Sorgfaltspflichten nach EUDR erfüllen und im Informationssystem der EU einen Sorgfaltspflichtenerklärung abgeben (hierzu siehe Punkt 8).

Nehmen Sie in diesem Fall mit Ihrem vorgelagerten Lieferanten Kontakt auf und legen Sie fest, wie Ihnen die Referenznummern (inkl. der Verifikationscodes) weitergegeben werden.

Eine andere Bezeichnung für den 8-stelligen Verifikationscode kann auch Verifikationsnummer oder Prüfnummer sein, hier nicht verwirren lassen.

3. Basisdaten erheben

Es gibt lt. Artikel 9 EUDR Informationen, die immer vorliegen müssen. Diese sind vom verpflichteten Unternehmen zu dokumentieren bzw. auch bei der digitalen Abgabe der DDS einzutragen:

• HS-Code des relevanten Erzeugnisses (d.h. Rohstoffes oder Produkts)
• Handelsbezeichnung (bei Holz inkl. vollständiger wissenschaftlicher Bezeichnung)
• Menge in Kilogramm [kg]

Diese werden ergänzt durch Basisinformationen, die ebenso immer erhoben und eingemeldet werden müssen – es sei denn es kann bereits auf eine vorangegangene Meldung mittels Verknüpfung der Referenznummern verwiesen werden:

• Erzeugerland, gegebenenfalls Landesteile
• Geodaten aller Grundstücke (Geolokalisierungsdaten müssen als WGS-84-Koordinatenformat mit einer EPSG-4326-Projektion vorliegen; also 2D-Breiten- und Längengradangaben zwischen -180 und +180)
• Kontaktdaten der Lieferanten
• Kontaktdaten der Abnehmer (bei Bedarf)

4. Überprüfung auf „entwaldungsfrei“

Die EUDR fokussiert auf zwei Kernanforderungen, um ihrer Zielsetzung nachzukommen. Die erste betrifft eine „entwaldungsfreie“ Erzeugung. Das bedeutet, dass die relevanten Rohstoffe nicht auf Flächen erzeugt worden sein dürfen, die nach dem 31.12.2020 entwaldet wurden oder auf denen es nach dem 31.12.2020 zu Waldschädigung gekommen ist.

Es ist Teil der Sorgfaltspflichten dies zu Überprüfen.

Hier soll die Länderklassifizierung unterstützen, anhand derer alle Länder hinsichtlich ihres Entwaldungsrisikos hin bewertet wurden.

• Low-Risk (oder Niedrigrisiko-)Länder kann ein geringeres Risiko von stattgefundener Entwaldung unterstellt werden, sofern sich Produkt und Rohstoffe immer nur in Low-Risk-Ländern bewegt haben,
• Standard- und High-Risk (oder Hochrisiko-)Länder müssen durch das verpflichtete Unternehmen selbst überprüft werden.

Zur Prüfung, ob eine Fläche als entwaldungsfrei gelten kann, setzt die Europäische Kommission vor allem auf die Analyse von Satellitenbildern. Dies ist nur möglich, wenn Sie über die Geoinformationen des Rohstoffursprungs verfügen.

Auch einschlägige Zertifizierungssysteme können – je nach gesetzten Schwerpunkten – hier eine Einschätzung erleichtern.

5. Überprüfung auf „Rechtskonformität im Erzeugerland“

Die zweite Kernanforderungen der EUDR betrifft die Einhaltung der nationalen Rechtsvorschriften im Herkunftsland. Dies stellt die umfangreichste und aufwendigste Erhebung im Prozess dar, da zunächst die vorliegende Gesetzgebung festgestellt werden muss, um diese hinsichtlich Verstößen zu analysieren. Dieser Schritt kann – je nach betrachtetem Erzeugnis – unterschiedliche Ergebnisse und (potentielle) Risiken hervorbringen.

Die EUDR sieht hier eine Überprüfung hinsichtlich der folgenden nationalen sowie regionalen Gesetzgebungen vor:

• Landnutzungsrechte
• Umweltschutz (inkl. Naturschutz, Biodiversität, gefährdete Arten und Landentwicklung)
• Vorgaben zu Wald und Waldnutzung (d.h. forstbezogene Vorschriften)
• Recht Dritter (besonders indigener Völker)
• Arbeitnehmer- und Menschenrechte
• Handels-, Steuer- und Zollvorgaben

Hier ist vor allem Ihre vorgelagerte Lieferkette gefordert, entsprechende Belege und Dokumentation der Rechtskonformität zu produzieren. Dies können behördliche Genehmigungen, Vereinbarungen und Verträge mit lokalen Gemeinschaften bzw. indigenen Völkern ebenso wie Managementpläne, Prüfungsberichte und/oder Eigenerklärungen der Erzeuger sein.

Ergänzend ist von Ihnen eine Bewertung des Korruptionsrisikos durchzuführen. Dies kann wiederum Auswirkung auf die Verlässlichkeit der vorliegenden Quellen haben.

6. EUDR-Verstöße ausschließen

Nach diesen unterschiedlich aufwendigen Analysen möchte die EUDR wirklich sichergehen, dass die von Ihnen herausgearbeitete Argumentation (und Dokumentation) auch den Ist-Stand abbildet. Wenn nicht in einem vorangegangenen Schritt bereits geschehen stellen Sie sicher, dass Sie belegen können, dass die relevanten Erzeugnisse, für die Sie alle Analysen durchgeführt haben,

• nicht mit anderen Erzeugnissen vermischt wurden, über die Sie keine Daten vorliegen haben,
• nicht mit Erzeugnissen aus Ländern vermischt wurden, die nicht mit Ihren Analysen übereinstimmen,
• es keine Anhaltspunkte dafür gibt, dass an einem Punkt des von Ihnen analysierten Prozesses die Anforderungen der EUDR umgangen wurden.

7. Den Prozessablauf standardisieren

Sie haben bereits mehrfach den Tipp gelesen, Datenquellen, Arbeitsschritte und Entscheidungen zu dokumentieren. Gerade bei einer Prüfung durch die Behörde wird es helfen, einen (möglichst) standardisierten Prozess zur Sicherstellung der EUDR-Konformität vorzeigen zu können. Per se erwartet die EUDR von den verpflichteten Unternehmen die Einführung einer „Sorgfaltspflichtenregelung“ – sprich eines Rahmens von Verfahren und Maßnahmen, mit denen die Erfüllung der Sorgfaltspflichten sichergestellt werden kann.

Stellen Sie daher abschließend sicher, dass die folgenden Schritte nachvollziehbar dokumentiert und in Ihrem Unternehmen implementiert sind:

• Kommunikationskanäle mit Lieferant:innen
• Angeforderte Daten und Belege von Lieferant:innen
• Überprüfung und Kontrolle der Aktualität, inkl. der Intervalle und Kontrollschritte
• Zuständigkeiten bei Anpassungen („wer macht was, wann und wie“)
• Ablauf zu Datenanfrage, Datenanalyse und Datenablage
• Definition des Vorliegens eines Risikos und daran anschließende Schritte zur Risikominderung
• Umgang mit Datenlücken
• Interne Definition von vertrauenswürdigen Dokumenten, Zertifikaten etc.
• Umgang mit nicht vertrauenswürdigen Belegen und Dokumenten
• Durchführung von Audits als Risikominierungsinstrument 

Für verpflichtete Nicht-KMU gilt außerdem:

• Einführung eines Modellverfahrens für Risiko- und Compliance-Management inkl. eines Compliance-Beauftragten auf Führungsebene
• Regelmäßige Systemprüfung durch unabhängige Prüfstellen

8. Eine Sorgfaltspflichtenerklärung (DDS) abgeben

Nach abgeschlossener Prüfung der Konformität Ihrer EUDR relevanten Erzeugnisse – bzw. Ermittlung eines geringen Risikos der Nichtkonformität – ist vor Inverkehrbringen eine Meldung im Informationssystem der EU durchzuführen.

Nach erfolgreicher Eingabe der geforderten Informationen (siehe auch Punkt 3) erhalten Sie aus dem System eine eindeutige Referenznummer und einen Verifikationscode. Diese Angaben sind in Ihren Unterlagen aufzubewahren.

9. Weitergabe der Referenznummer der DDS 

Als verpflichteter Erstinverkehrbringer („vorgelagerter Marktteilnehmer“) liegt es in Ihrer Verantwortung, Ihrem jeweils ersten nachgelagerten Marktteilnehmer oder Händler die Referenznummer aktiv weiterzugeben. 

10. Einen jährlichen Bericht erstellen – sofern relevant 

Nicht-KMU müssen ab dem Jahr 2028 für das jeweils vorangegangene Jahr einen Bericht veröffentlichen, in dem Angaben über ihre Aktivitäten rund um die Anforderungen der EUDR gemacht werden. Wurden diese Informationen bereits in anderen (verpflichteten) Berichten wie der CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive – in Österreich abgedeckt über das NaBeG − Nachhaltigkeitsberichtsgesetz) veröffentlicht, so entfällt die Verpflichtung eines weiteren Berichts.