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Lohnkonto

Informationen über die einheitlichen Inhalte und notwendige Daten zur Erstellung eines Lohnkontos

Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer (auch für beschränkt steuerpflichtige, geringfügig beschäftigte und vorübergehend beschäftigte Arbeitnehmer) ein Lohnkonto führen.

Die Lohnkontenverordnung legt genau fest, welche Daten ein Lohnkonto beinhalten muss.

Hinweis:
Werden die Lohnkonten im Ausland geführt, müssen sie auf Verlangen der Abgabenbehörde innerhalb eines angemessenen Zeitraums ins Inland gebracht werden.

Welche Daten sind in ein Lohnkonto einzutragen?

In ein Lohnkonto sind folgende Daten einzutragen:

  1. Name des Arbeitnehmers
  2. Wohnsitz
  3. Versicherungsnummer
  4. Alleinverdiener/Alleinerzieherabsetzbetrag und Kinderzuschläge zum Alleinverdiener/Alleinerzieherabsetzbetrag laut Antrag des Arbeitnehmers
  5. Name und Versicherungsnummer des (Ehe)Partners, wenn der Alleinverdienerabsetzbetrag berücksichtigt wurde
  6. Name und Versicherungsnummer des (jüngsten) Kindes, wenn der Alleinerzieherabsetzbetrag berücksichtigt wurde
  7. Name und Versicherungsnummer des Kindes/der Kinder, wenn der Kinderzuschlag/die Kinderzuschläge berücksichtigt wurde(n)
  8. Name, Versicherungsnummer, Geburtsdatum und Wohnsitz jedes Kindes, für das Familienbonus berücksichtigt wurde
  9. Für den Arbeitnehmer zuständiger Sozialversicherungsträger
  10. Erhebungsberechtigte Gemeinde iSd Kommunalsteuergesetzes; unterhält ein Arbeitgeber Betriebsstätten in mehreren Gemeinden: Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer bei dieserBetriebsstätte tätig ist sowie die jeweils erhebungsberechtigte Gemeinde
  11. Angabe des Lohnzahlungszeitraumes und des Zahltages (z.B. Fälligkeit laut Kollektivvertrag oder laut Vereinbarung im Dienstvertrag; bei Angestellten den Letzten des laufenden Monats; bei gebrochener Abrechungsperiode: Austrittstag).
  12. Monatlicher laufender Bruttolohn (incl. Sachbezüge, Mehrarbeit, Überstunden, Zuschläge, Zulagen, usw.)
  13. Sonderzahlungen bzw. sonstige Bezüge, brutto
  14. Bezüge bei begünstigter Auslandstätigkeit
  15. Bezüge von ausländischen Studenten (Ferialpraktikanten)
  16. Tagesgelder, Kilometergelder und pauschale Nächtigungsgelder (Steuerfreie/nicht steuerbare Reisekostensätze können am Lohnkonto in einer Summe erfasst werden, unabhängig aufgrund welcher Bestimmung im EStG keine Lohnsteuer zu verrechnen ist)
  17. Zuwendungen für die Zukunftssicherung, unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Mitarbeiterbeteiligungen, Stock-Options
  18. Mitarbeiterrabatte, die im Einzelfall 20% übersteigen
  19. Zuschüsse des Arbeitsgebers für Kinderbetreuungskosten
  20. freiwillige Zuwendungen zur Beseitigung von Katastrophenschäden
  21. Umzugskostenvergütungen
  22. Arbeitgeberbeiträge an Pensionskassen, Unterstützungskassen, betriebliche Kollektivversicherungen, Arbeitnehmerförderstiftungen, Belegschaftsbeteiligungsstiftungen
  23. Arbeitgeberbeiträge an ausländische Pensionskassen
  24. Serviceentgelt für E-Card
  25. Gewerkschaftsbeitrag und Betriebsratsumlage
  26. Der erstattete (rückgezahlte) Arbeitslohn, z.B. rückverrechnetes Urlaubsentgelt bei einem unberechtigten vorzeitigen Austritt oder bei einer Entlassung
  27. Werbungskostenpauschale von Expatriates
  28. Pendlerpauschalbetrag, Pendlereuro und Kosten für Werkverkehr
  29. Freibetrag laut Mitteilung zur Vorlage beim Arbeitgeber
  30. Der erhöhte Pensionistenabsetzbetrag
  31. Sozialversicherungsbeitragsgrundlage laufender Bezug
  32. Sozialversicherungsbeitrag vom laufenden Bezug (Dienstnehmeranteil)
  33. Sozialversicherungsbeitragsgrundlage Sonderzahlung bzw. sonstiger Bezug
  34. Sozialversicherungsbeitrag von Sonderzahlung bzw. sonstigem Bezug (DN-Anteil)
  35. Lohnsteuerbemessungsgrundlage, getrennt nach laufendem Bezug und Sonderzahlung
  36. Lohnsteuer vom laufenden Bezug
  37. Lohnsteuer von der Sonderzahlung bzw. vom sonstigen Bezug
  38. Höhe des monatlich berücksichtigten Familienbonus
  39. Bemessungsgrundlage für Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag
  40. Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag
  41. Kommunalsteuer
  42. Bemessungsgrundlage der betrieblichen Vorsorgekasse
  43. Beitrag zur betrieblichen Vorsorgekasse
  44. Die Kalendermonate in denen der Arbeitnehmer im Werkverkehr befördert wird
  45. die Kalendermonate in denen dem Arbeitnehmer ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung gestellt wird

Für Arbeitnehmer, die im Inland weder der beschränkten noch der unbeschränkten Steuerpflicht unterliegen, kann die Führung eines Lohnkontos unterbleiben, wenn die Daten aus anderen Aufzeichnungen des Arbeitgebers hervorgehen. Entsendet jedoch ein inländischer Arbeitgeber Arbeitnehmer ins Ausland, so muss er für diese ein Lohnkonto führen.

Bei Vorliegen von begünstigter Auslandstätigkeit ist für diese Tätigkeit ein eigener Lohnzettel auszustellen. Für die Inlandstätigkeit sind auf dem zusätzlichen Lohnzettel nur die auf die Inlandstätigkeit entfallenden Abzugsbeträge anzuführen.

Welche Unterlagen muss man aufbewahren?

Folgende Unterlagen sind im Original (entweder in Papierform oder durch Erfassung auf Datenträgern) beim Lohnkonto aufzubewahren (Aufbewahrungsfrist: 7 Jahre):

  • Zeitaufzeichnungen
  • Erklärung zur Berücksichtigung des Alleinverdiener / Alleinerzieherabsetzbetrages/Familienbonus/behinderungsbedingten Freibetrags für außergewöhnliche Belastung (Formular E 30)
  • Ausdruck des Pendlerrechners zur Berücksichtigung des Pendlerpauschales und des Pendlereuros (Formular L 34 EDV, mit Abfragedatum nach dem 24.6.2014)
  • Mitteilung zur Vorlage beim Arbeitgeber (für die Berücksichtigung des Freibetragsbescheides)
  • Freiwillige Abfertigung (alt) - Bestätigung über Vordienstzeiten
  • Mitarbeiterbeteiligung - Vorlage des Depotauszuges
  • Stock Options - Durchschrift der Vereinbarung
  • Bestätigung über Familienbeihilfebezug (wenn Familienbonus beantragt)
  • Bestätigung über geleistete Unterhaltszahlungen (wenn Familienbonus für ein Kind gewährt wird, für das Unterhalt bezahlt wird)