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Lohnverrechnung

Informationen und Praxistipps für Unternehmen

Die Lohnverrechnung erfolgt monatlich. Der Unternehmer ist für die richtige Abrechnung der Dienstnehmer und Zahlungen nach außen wie zB an die Krankenkasse verantwortlich. Er muss ein Lohnkonto führen und Besonderheiten wie Zulagen oder Pendlerpauschale berücksichtigen.

Bei Ende eines Dienstverhältnisses gibt es eigene Bestimmungen für die Abrechnung zB für Kündigungsentschädigungen oder Abfertigungen.

Vom Brutto zum Netto: Laufende Abrechnung

Bei der Lohnverrechnung müssen Unternehmer unterschiedliche Bestimmungen wie zB Kollektivverträge und Betriebsvereinbarungen beachten. Man unterscheidet zwischen innerbetrieblicher und außerbetrieblicher Abrechnung. Beide Abrechnungen führen Unternehmer monatlich durch.

  • Innerbetrieblich ist die Abrechnung aller Dienstnehmer in einem Betrieb nach folgendem Schema:
    Bruttogehalt
    – Sozialversicherungsbeitrag des Dienstnehmers
    – Lohnsteuer
    = Nettogehalt (wird ausgezahlt)
  • Die außerbetriebliche Abrechnung umfasst alle Zahlungen des Unternehmers an das Finanzamt, die Krankenkasse und Mitarbeitervorsorgekasse sowie die Gemeinde. Sie beinhaltet die Abzüge des Dienstnehmers und die Zahlungen des Dienstgebers (Lohnnebenkosten).  

Arbeitgeber müssen ein Lohnkonto für jeden Arbeitnehmer führen. Dort sind alle zentralen Daten für die Lohnverrechnung zusammengefasst. Ein Lohnkonto ist auch für geringfügig oder vorübergehend Beschäftigte sowie beschränkt Steuerpflichtige vorgeschrieben. Beschränkt steuerpflichtig sind Personen, die in Österreich (zB als Arbeitnehmer) oder aus Österreich (zB eine Pension) Einkünfte erhalten. Sie dürfen aber hier weder Wohnsitz noch einen gewöhnlichen Aufenthalt haben. Um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, sind die jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen zu beachten.

Tipp:
Die wichtigsten aktuellen Werte der Lohnverrechnung im Überblick.

Als Jahresübersicht müssen Unternehmer für jeden Dienstnehmer einen Lohnzettel ans Finanzamt übermitteln. Das Formular L16 ist bis Ende Februar des Folgejahres fällig und enthält Daten aus dem Lohnkonto. Bei Insolvenzen und Ende des Dienstverhältnisses übermittelt man den Lohnzettel schon während des Jahres. Seit 1.1.2016 ist der Anspruch auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen auch zivilrechtlich fixiert, das heißt Arbeitnehmer können schriftliche Abrechnungen einklagen.

Wesentlich beteiligte Geschäftsführer (Beteiligung über 25 %) einer Kapitalgesellschaft sind grundsätzlich keine Dienstnehmer. Bestimmte Lohnnebenkosten fallen trotzdem an. 

Sonstige Bezüge, Sachbezüge, Zulagen und Zuschläge

Sonstige Bezüge sind zB Urlaubs-, Weihnachts- oder Jubiläumsgeld. Sie werden in größeren Zeitabständen oder nur einmalig ausgezahlt. Für sie gelten niedrigere Steuersätze. Leistungen wie Dienstwohnungen oder private Nutzung von Firmenfahrzeugen nennt man Sachbezüge. Sie werden nicht in Form von Geld ausbezahlt, zählen aber bei der Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeitrag. Mitarbeiterrabatte gelten erst ab 20 % als Sachbezug und Steuerbegünstigungen dafür sind an bestimmte Voraussetzungen gebunden. 

Zulagen und Zuschläge bekommen Dienstnehmer für Überstunden, Arbeit an Sonn- und Feiertagen sowie Arbeiten unter erschwerten Bedingungen (Gefahrenzulage). Diese werden zusätzlich ausbezahlt. Für Zulagen und Zuschläge gibt es spezielle Steuerbegünstigungen. 

Absetzbeträge, Pendlerpauschale, Dienstreisen, Kilometergeld

Absetzbeträge werden direkt von der berechneten Lohn-/Einkommensteuer abgezogen. Der Arbeitgeber berücksichtigt gewisse Beträge wie Arbeitnehmer- oder Verkehrsabsetzbetrag automatisch. Alleinerzieher bzw. -verdiener können den Alleinverdiener-/Alleinerzieher-Absetzbetrag beanspruchen. Dazu füllen sie ein Formular für den Arbeitgeber aus. 

Dienstnehmer können unter bestimmten Voraussetzungen Pendlerpauschale und Pendlereuro beantragen. Bei der Lohnsteuerberechnung werden damit die Fahrtkosten zwischen Arbeit und Wohnung berücksichtigt. Der Arbeitgeber braucht für die Lohnverrechnung eine unterschriebene Pendlerrechnerabfrage des Arbeitnehmers. Das Pendlerpauschale steht nicht zu, wenn der Arbeitnehmer ein Jobticket (zB Jahreskarte für einen Verkehrsverbund) vom Arbeitgeber bekommt. Gilt das Jobticket nicht für die gesamte Wegstrecke, kann man ein Pendlerpauschale für den restlichen Teil geltend machen.

Für Ausgaben bei Dienstreisen erhalten Dienstnehmer Kostenersätze. Diese sind bis zu einer gewissen Summe steuerfrei. Das gilt auch für Fahrtkostenersatz und Kilometergeld. Bei Auslandsdienstreisen gibt es pro Land festgesetzte Beträge.  

Ende des Dienstverhältnisses: Kündigungsentschädigung, Abfertigung „alt“ und „neu“

Der Arbeitnehmer bekommt eine Kündigungsentschädigung, wenn die Kündigung nicht korrekt erfolgt. Beispiel: Kündigung außerhalb der Frist.

Ein Fünftel der Kündigungsentschädigung ist lohnsteuerfrei. Für unverbrauchten Urlaub bekommt der Arbeitnehmer eine Urlaubsersatzleistung. Diese Summe fließt in die Endabrechnung ein. 

Bei der Auflösung eines Dienstverhältnisses unterscheidet man zwei Abfertigungssysteme:

  • Die Abfertigung „alt“ gilt für Dienstverhältnisse, die vor dem 1.1.2003 abgeschlossen wurden. Der Dienstnehmer erhält eine einmalige Entschädigung (außer bei Selbstkündigung).
  • Für ab dem Jahr 2003 abgeschlossene Dienstverhältnisse zahlt der Arbeitgeber „Abfertigung neu“. Das geschieht in Form von monatlichen Beiträgen in eine betriebliche Vorsorgekasse. Der Dienstnehmer hat bei Ende des Dienstverhältnisses mehrere Möglichkeiten, wie er mit der eingezahlten Summe umgeht. 

Der Arbeitgeber kann bei der Beendigung des Dienstverhältnisses eine freiwillige Abfertigung leisten. Es gibt aber keinen gesetzlichen oder kollektivvertraglichen Anspruch darauf. Bei der freiwilligen Abfertigung im Abfertigungsystem „alt“ gibt es Steuerbegünstigungen. Diese Begünstigungen kann man für freiwillige Abfertigungen bei Wechsel ins Abfertigungssystem „neu“ nur mehr teilweise anwenden. 

Vergleiche, Tod des Dienstnehmers, Sozialplanzahlung

Arbeitgeber und Arbeitnehmer können Streitigkeiten mit einem Vergleich beenden. Die Vergleichssumme ist teilweise steuerbegünstigt.  

Beim Tod eines Dienstnehmers endet das Dienstverhältnis automatisch. Aus Steuersicht gibt es im Todesfall Besonderheiten, zB bei der Berechnung der Abfertigung. 

Betriebsänderungen, wie zB eine teilweise Firmenschließung, können Nachteile für die Arbeitnehmer bringen. Dann können in Betrieben mit über 20 Mitarbeitern Betriebsvereinbarungen erzwungen werden. Dabei einigt man sich auf Maßnahmen (Sozialplan), um Arbeitnehmer zu unterstützen. Häufig erhalten diese dann Sozialplanzahlungen wie zB Abfindungen. Solche Zahlungen sind zum Teil steuerbegünstigt.  

Lohnnebenkosten: Abgaben auf Bundes- und Gemeindeebene

Die Kommunalsteuer ist eine Gemeindeabgabe, die vom Lohn abhängig ist. Der Arbeitgeber muss sie berechnen und an die Gemeinde zahlen. Er muss auch die jährliche Kommunalsteuerjahreserklärung abgeben, diese ist bis zum 31.3. des folgenden Jahres fällig. Die Kommunalsteuer fällt auch bei Arbeitskräfteüberlassung an.  

Unternehmen müssen einen Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB) leisten.

Mitglieder der Wirtschaftskammerorganisation zahlen den Dienstgeberzuschlag (Kammerumlage 2). Dienstgeber in Wien müssen zusätzlich eine Dienstgeberabgabe abführen.

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