Registrierkassenpflicht im Gastgewerbe

1. Registrierkassenpflicht

Bei Überschreiten einer gewissen Umsatzgrenze müssen Betriebe zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen einsetzen.

Betriebe, die einen

• Jahresumsatz von 15.000 € je Betrieb UND
• Barumsätze dieses Betriebes 7.500 € im Jahr überschreiten

müssen eine Registrierkasse verwenden, um die Barumsätze einzeln zu erfassen.

Begünstigte Umsätze (siehe Punkt 2. Ausnahmen) sind nicht für die Ermittlung der Jahresumsätze einzubeziehen.

Die Registrierkassenpflicht besteht bei erstmaligem Überschreiten der Umsatzgrenzen mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes für die Umsatzsteuer.

Beispiele:

Der Betrieb A überschreitet im August 2024 erstmals beide Umsatzgrenzen – die Registrierkassenpflicht besteht ab 1. Dezember 2024 (monatlicher Voranmeldungszeitraum).

Der Betrieb B überschreitet im 4.Quratal 2016 (Oktober bis Dezember) erstmalig beide Umsatzgrenzen – die Registrierkassenpflicht besteht ab 1.April 2017 (vierteljährlicher Voranmeldungszeitraum).

Der Betrieb C wird am 1.April 2016 neugegründet und überschreitet beide Umsatzgrenzen bereits im August 2016 – die Registrierkassenpflicht besteht ab dem 1.Dezmber 2016 (monatlicher Voranmeldungszeitraum).

Überschreitet der Betrieb die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht und ist absehbar, dass er sie auch künftig nicht überschreiten wird, entfällt die Registrierkassenpflicht mit Beginn des nächstfolgenden Jahres.

Barumsätze sind Umsätze, bei denen die Gegenleistung durch Barzahlung erfolgt. Als Barzahlung gilt in diesem Zusammenhang auch die Zahlung mit

• Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort
• anderen vergleichbaren elektronische Zahlungsformen
• Barschecks
• vom Unternehmer ausgegebene und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen udgl.

Nicht als Barzahlung gelten Zahlungen mit Verrechnungsschecks oder Orderschecks.

Bei vorübergehenden Betriebsschließungen, zB bei Saisonbetrieben, sind die Registrierkassen nicht abzumelden.

2. Ausnahmen

Von der Registrierkassenpflicht befreit sind

• Nachstehende Umsätze, sofern sie jeweils 45.000 € (netto) pro Kalenderjahr nicht überschreiten
  • Umsätze im Freien; zB Märkte
  • Umsätze in Alm-, Berg-, Ski- und Schutzhütten
  • Umsätze in Buschenschanken, sofern der Betrieb an nicht mehr als 14 Tagen im Kalenderjahr geöffnet ist
  • Umsätze in Kantinen gemeinnütziger Vereine, die nicht mehr als 52 Tage im Kalenderjahr betrieben werden (kleine Kantine)

• Umsätze für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften; zB Feuerwehrfeste, Sportveranstaltungen von Sportvereinen, Theateraufführungen von Theatervereinen
• Umsätze von Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, bei denen die Gegenleistung für die jeweiligen Einzelumsätze 20 € brutto nicht übersteigt; zB Zigarettenautomaten, Kaffeeautomaten, Imbissautomaten etc.
• Umsätze von Betrieben, bei denen keine Gegenleistung durch Barbezahlung erfolgt

Für diese Umsätze ist die vereinfachte Losungsermittlung zugelassen. Das bedeutet, es können die gesamten Bareingänge eines Tages durch Rückrechnung aus dem ausgezählten End- und Anfangbestand (Kassasturz) ermittelt werden. Der Kassasturz hat spätestens zu Beginn des nächstfolgenden Arbeitstages und für jede Kasse gesondert zu erfolgen.

3. Strafen

Die Nichtbeachtung der Registrierkassenpflicht ist, wenn kein Verkürzungstatbestand vorliegt, als Finanzordnungswidrigkeit strafbar und kann mit bis zu 5.000 € sanktioniert werden.

4. Belegerteilungspflicht

Kund:innen ist ein Beleg über die empfangene Barzahlung zu erteilen.

Erfolgt die Gegenleistung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, so gilt dies als Barzahlung.

Die Belegerteilungspflicht kennt keine der Registrierkassenpflicht ähnliche Umsatz-/ Untergrenze. Somit gilt die Pflicht auch für Kleinstbeträge.

Der Beleg kann sowohl in physischer als auch elektronischer Form ausgefolgt werden.

Mit 1.10.2026 tritt die elektronische Belegerteilung ohne Übermittlungspflicht in Kraft. Dementsprechend wird es künftig ausreichen, dass der Belegempfänger den Beleg „auslesen“ kann. Der Beleginhalt muss für eine gewisse Zeitdauer vor Ort angezeigt und so vom Kunden gescannt oder fotografiert werden können.

Die Möglichkeit des Belegdrucks muss technisch weiterhin vorgesehen sein, sollte der Kunden einen physischen Beleg anfordern.

>>weitere Informationen zur "Registrierkassenpflicht für Unternehmen"